時間足りない…を解決しよう。5つの原因と改善できる3つのツールを紹介

時間があったら、なにをしたいですか？

• 副業収入を得たい
• 資格を取得してキャリアアップしたい
• 旅行に行きたい
• 新しいビジネスを立ち上げたい

しかし、1日の時間は24時間。仕事から帰ってくると、家事に追われ、気づくともう夜の11時。明日に備えて寝ないと……。

そんな人も多いかと思います。そこで本記事では、時間が足りない原因とその状態から抜け出すための具体的な対策をご紹介します。

忙しすぎて何も手が回らない……。とお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

なぜ時間が足りないと感じるのか

まずは、時間が足りない原因について探っていきましょう。

該当するものがあったら、改善できるチャンスです。

やることが多すぎる

時間が足りないと感じる理由のひとつは、抱えているタスクの量が多すぎることです。

当たり前と思われるかもしれませんが、依頼があるとキャパがきつくても受けてしまうというフリーランスも多いはず。

会社員でも、頼まれたタスクを引き受けてしまって、今日も残業確定……という日もあるでしょう。

結果的に夜の10時や11時になっても、仕事が終わらず焦燥感に駆られ「時間が足りない」と感じてしまいます。

現状が把握できていない

しかし、「忙しい」「時間がない」と感じていても、実際に「何にどれだけ」時間を使っているのか誰かに説明できるでしょうか？

毎日作業しているけど、いつも納期がギリギリ、または思っていたように作業が進まなかったということもあるでしょう。

ふとした瞬間に集中が途切れ、仕事をしているつもりでも実働時間は、思っているより短いことは珍しくありません。

何に時間を使っているのかが曖昧な状態は、漠然と時間が足りないと感じやすくなります。

スケジュールが管理できていない

スケジュール管理の曖昧さも、時間が足りないと感じる理由となります。

何を優先すべきか判断できず、気分や目についたタスクから処理してしまうからです。

例えば、「午前中にタスクを終わらせる」と思っていても、Slackの通知やメールが気になって先に対応。そこから調べ物に脱線し、気づけば午前が終わっていた……。なんてことも。

タスクを終わらせる順番が狂うだけで、間に合っていたはずの納期に遅れてしまうことが発生してしいます。

フィードバックする習慣がない

時間が足りないと感じる理由のひとつに「振り返りをしない」という点があげられます。

フィードバックなしでは、何がうまくいっていて、どこに無駄があるのか気づくのは難しいものです。

改善点が見えないまま毎日同じことを繰り返しても、作業効率がなかなか変わらず、時間が足りない感覚が残っていきます。

やらないことを決められていない

時間が足りないと感じる理由のひとつに、「やらない選択ができていないこと」があります。

フリーランスは、委託案件、営業、SNSの発信、自己投資……すべてを「やらなきゃ」と抱え込みがち。

例えば、作業中に「あの案件応募しようかな」「ブログも更新しなきゃ」と思考が分散し、作業が止まることもよくあるパターンです。

「やることを決める」のと同じくらい、「やらないことを決める力」が重要です。

時間が足りないときの改善方法

「時間が足りない」と感じる人は、以下のような対策を試してみましょう。

重要なのは、現状を分析して対策すること。

お金をかけずに今日からできるものばかりなので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

やることの洗い出し

まずは、タスクを洗い出してみましょう。

バラバラに散らばったタスクを1箇所に集めてくるイメージです。

例えば、プロジェクトごとにこんなふうに箇条書きしてみましょう。

タスクを書き出す目的は、自分が何を抱えているのかを把握することです。何にどのくらいの時間が使われているか可視化できると、改善点も見つけやすくなります。

マトリックスで優先順位をつける

タスクを書き出したら、次は優先順位を整理するのがおすすめです。

ここで使えるのが、重要度×緊急度のマトリックスです。下記のように2つの指標からタスクを分類してみましょう。

	緊急ではない	緊急
重要	予定に入れる	すぐやる
重要ではない	やらない	空き時間に まとめてやる

「緊急かつ重要」なものが一番優先順位の高いタスクです。反対に、「緊急でも重要でもない」ものはやらなくていいタスク。

ここで重要なのが、「重要かつ緊急ではない」タスクです。これは、しっかりと予定を立てて徐々に進めていく必要があります。

時間を計ってみる

タスクに取りかかるときに、時間を計測することがおすすめです。

例えば、記事の制作ならこんなふうに分けられるでしょう。

実際に計ってみると、思ったより短かったり、逆に時間がかかっていたりします。

時間を計る目的は、現状を把握することです。

感覚ではなく、数字でみると時間の見え方が変わり始めます。

PDCAを回して改善する

時間を計りながらタスクを消化するなかで、定期的な「振り返り」が重要です。

PDCAサイクルを使って、少しずつ調整してみましょう。

例えば、「午前中に納品する」と決めたのにSNSで脱線してしまった場合、翌日は通知を切るなど。

小さく積み重ねていくと、効率的にタスクが処理できるようになり、同じ時間でも多くの仕事が終わるはずです。

時間の使い方を変化させるツール

ここでは、時間の使い方や効率化を改善できる便利なツールをご紹介します。

それぞれ解説します。どれも無料で使えるので、まずは気軽に試してみましょう。

Toggl Track｜タイムトラッキング

Toggl Track（トグルトラック）は、作業時間を手軽に計測できるタイムトラッカーです。

Toggl Trackがおすすめできるポイントは、操作の簡単さとシンプルなUIです。なんといっても、レポート機能が秀逸で、振り返りに役立ちます。

英語のみのUIというのが唯一のデメリット。しかし、操作自体は簡単なのですぐに使い慣れるはず。

作業時間を計測して現状を把握・分析するのに最適なツールです。

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いわずと知れたカレンダーツール。

「すでに使い慣れているよ」という人も多いはずです。Googleカレンダーは、先に紹介したToggl Trackと連携できるため、今回あえておすすめしています。

カレンダーツールは他社製のものもたくさんありますが、私はGoogleカレンダーとApple純正のカレンダーを両方活用しています。

Toggl Trackをはじめとする他社サービスとの連携が柔軟なため、あらゆる使い方が可能です。

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TickTickは、ToDoリストが作成できるツールです。

シンプルで使いやすく、iPhoneユーザーで表示できるウィジェットの多さが特徴的です。

私が特に気に入っている点は、タスクをマトリクスに分類できるところ。

タスクの優先順位を作成するときや、1日のスケジュールを立てるときに役立ちます。

シンプルでいて多機能、非常に使いやすいToDo作成ツールです。

「時間が足りない」から抜け出そう

時間が足りないと感じる背景には、タスクや仕事の量の多さももちろんですが、現状の把握が疎かになっている可能性があります。

タスクを可視化し、優先順位を決め、振り返りながらひとつずつ改善していくことが重要です。

本記事では、便利なツール（Toggl Track, Googleカレンダー, TickTick）を使って、作業効率を上げるヒントもお届けしました。

時間に余裕ができると、習い事を始めたり、ゆっくり散歩したり、旅行したり……。ずっとやりたかったことに取り組めるようになります。

時間を有効活用して、仕事もプライベートも充実させていきましょう。